A chaque étape, une procédure à respecter !
Le porteur de projet à une idée de projet, prend rendez-vous avec l’équipe technique LEADER. L’équipe vérifie que le projet répond à la stratégie LEADER du territoire et son éligibilité.
Si le projet est éligible, une fiche-projet est rédigée, le porteur de projet dépose officiellement une « demande d’aide préalable » qui sera le point de départ de l’inscription du projet dans la démarche LEADER.
Cette première demande, datée, fixe la date d’éligibilité des dépenses dans LEADER.
Tout acte juridique signé ou dépenses engagées avant cette date, rendraient inéligible le projet à LEADER.
Le porteur de projet est invité à présenter son projet au comité de programmation LEADER qui vérifie que le projet s’intègre bien dans la stratégie LEADER du territoire.
A cette étape, un plan de financement « prévisionnel » est présenté.
Les membres du comité de programmation écoutent la présentation, posent des questions au porteur de projet, débatent puis notent le projet. La moyenne des notes attribuées permet au projet d’obtenir :
- Un avis d’opportunité favorable : le comité valide l’intégration du projet dans la stratégie LEADER et permet à l’équipe technique de poursuivre l’instruction du dossier.
- Un avis d’opportunité d’ajournement : le comité décide qu’en l’état, pour des raisons techniques ou autres, le projet ne répond pas aux critères de sélection de la stratégie LEADER. L’équipe technique ne passe pas à l’instruction du dossier mais retravaille le projet avec le porteur qui a la possibilité de venir représenter au comité son projet « bonifié ».
- Un avis d’opportunité défavorable : le projet est refusé par le comité.
Une fois le projet sélectionné en opportunité favorable, l’équipe technique poursuit son instruction en formalisant avec le porteur de projet une « demande de subvention FEADER ».
Une fois la demande de subvention complète, l’équipe technique rédige un rapport d’instruction détaillé à destination de l’autorité de gestion des fonds européens, la Région, qui instruit ce rapport.
Si l’ensemble du dossier est conforme et éligible, le projet reçoit un avis de conformité qui lui permet de passer à l’étape suivante : la programmation.
Les éléments administratifs et financiers présentés par l’équipe technique permettent donc au comité de programmation d’arrêter définitivement le montant du fonds européen FEADER à attribuer afin de pouvoir réserver les crédits sur ce projet.
Une fois la programmation du montant du fonds européen FEADER faite, une convention d’attribution est signée par les trois parties prenantes du projet :
- le porteur de projet,
- l’instructeur (Région)
- le Groupe d’action locale du Pays
Le porteur de projet :
- réalise son projet,
- communique sur l’obtention du financement européen,
- consigne les pièces justificatives qui lui seront demandées pour monter son dossier de demande de paiement,
- paie les factures liées à son projet,
- obtient les éventuelles subventions de cofinanceurs publics ou privés,
- réalise le bilan de son projet.
Tout au long du projet, la communication sur le soutien de l'Europe est obligatoire : https://www.europe-en-nouvelle-aquitaine.eu/fr/mes-obligations-de-communication.html
- DEMANDE DE PAIEMENT :
Une fois le projet réalisé, l’équipe technique monte un dossier de demande de paiement avec le porteur de projet. Plusieurs allers-retours sont nécessaires pour collecter et contrôler l’ensemble des pièces attendues.
Un fois le dossier complet, l’équipe technique rédige un rapport d’instruction détaillé à destination de l’autorité de gestion des fonds européens, la Région, qui instruit ce rapport.
- VERSEMENT DE LA SUBVENTION :
Après contrôle, l’ASP (Agence des services et paiement) effectue le versement de l’aide européenne.
Un contrôle sur place peut avoir lieu avant paiement pour s’assurer que le projet réalisé est bien conforme à ce qui a été déclaré. L’instructeur de la Région se déplace avec l’équipe technique pour rencontrer le porteur de projet, vérifier la bonne exécution du projet, prendre les photos des éléments financés par les fonds européens, s’assurer de la publicité liée aux fonds européens et rédiger un rapport de visite sur place.
Des pénalités peuvent être appliquées notamment si les prévisions et le réalisé ont des écarts trop importants.
Le montant du fonds européen FEADER est alors recalculé à cette étape. Le FEADER programmé initialement ne pourra être supérieur au montant payé, en revanche, lorsqu’il est recalculé à la baisse on parle alors de « déprogrammation du FEADER » soit un désengagement d’une partie du FEADER initialement attribué. Le montant « déprogrammé » est alors réintégré dans la maquette financière LEADER.
Le projet peut faire l’objet d’un contrôle dans les 10 ans suivant le dernier paiement LEADER que ce soit par la Région, l’Agence des services de paiements, les services de l’Etat, l’Europe…
Un remboursement partiel ou total de l’aide pourra être demandé en cas d’anomalies constatées.
Chaque bénéficiaire s’engage à conserver tous les justificatifs et documents du projet. L’équipe LEADER garde également la copie de tous les éléments du dossier.
Pas d’inquiétude l’équipe LEADER est là pour vous aider à archiver vos dossiers et à garder tous les éléments pour répondre à ces contrôles.
Quelques règles à connaître
Avant de vous engager dans une démarche de demande d'aide sur LEADER, prenez connaissance des règles à respecter pour être éligible.
Pour être éligible, le projet doit être localisé sur le territoire du Pays Landes Nature Côte d’Argent. Il doit également s’insérer dans les thématiques de la stratégie du Pays.
Pour être éligible à une aide LEADER, votre projet ne doit pas être entamé. Un devis ou un bon de commande signé, le lancement d'un marché... sont considérés comme un début d'exécution de l'opération.
L’opération peut commencer dès que la demande de subvention a été déposée au GAL, et plus précisément, à la date du récépissé de dépôt de dossier (ce qui ne garantit en rien à ce stade un accord de financement).
Les financements FEADER sont des remboursements de frais sur facture. Il n’y a pas d’avance : le porteur de projet doit avoir la trésorerie nécessaire pour financer le projet. Il peut cependant faire des demandes d’acomptes (sur présentation de factures) au cours de la réalisation du projet.
Tous les porteurs de projets (publics et privés) sont assujettis à une obligation d’autofinancement à hauteur de 20 %.
Tout bénéficiaire de fonds européens doit respecter les règles de la commande publique, mais également pouvoir démontrer une mise en concurrence au 1er euro = obtenir 3 devis pour toute dépense soutenue par le fonds européen (sauf s’il peut justifier d’un cas particulier pour lequel la mise en concurrence n’est pas possible : service ou prestation très spécifique, etc.).
L’aide LEADER intervient en remboursement de dépenses réalisées par le porteur de projet. Les dépenses présentées doivent concerner clairement l’opération et être éligibles au FEADER. Le porteur de projet doit donc faire l’avance financière.
L’aide ne peut être versée que sur présentation de factures acquittées et si les autres cofinanceurs ont versé leurs subventions (attestation de paiement nécessaire). Le porteur de projet doit donc s’assurer d’avoir une trésorerie suffisante pour mener à bien son projet.
Des demandes d’acompte peuvent être sollicitées au cours de la réalisation du projet.
Pour obtenir le versement de l’aide, les factures présentées doivent donc être éligibles et acquittées avant le dépôt de la demande de paiement.
Tout bénéficiaire de fonds européens a l’obligation de faire apparaitre, à l’occasion de sa communication sur son projet, la participation financière de l’Europe à son projet. L'équipe LEADER vous transmettra la notice comportant notamment les logos et mentions à afficher.